Luottotietoyhtiöiden negatiiviset merkinnät voivat vaikeuttaa luottojen, vuokrasopimusten ja matkapuhelinliittymien saamista. Yleiskatsaus siihen, miten merkinnät voi tarkistaa ja milloin poistaminen on mahdollista.
Olipa kyse osamaksuluotosta, asunnon etsimisestä tai uudesta puhelinliittymästä – monissa tilanteissa yritykset hankkivat luottotietoraportin. SCHUFAn kaltaisen luottotietoyhtiön negatiivinen merkintä voi johtaa siihen, että sopimuksia ei tehdä lainkaan tai niitä tarjotaan vain huonommin ehdoin.
Jokainen merkintä ei kuitenkaan ole sisällöltään oikea tai oikeudellisesti sallittu. Rekisteröidyillä on yleisen tietosuoja-asetuksen (DSGVO) nojalla useita oikeuksia, joiden avulla he voivat tarkastaa tallennetut tiedot, oikaista ne ja tietyin edellytyksin vaatia niiden poistamista.
Ensimmäinen askel: tiedot siitä, mitä on tallennettu
Ennen kuin poistamista harkitaan, olisi selvitettävä, mitä tietoja ylipäätään on tallennettu. Tietosuoja-asetuksen 15 artiklan nojalla rekisteröidyt voivat pyytää jokaiselta luottotietoyhtiöltä tiedot heitä koskevista käsitellyistä tiedoista. Tähän kuuluu myös tieto siitä, mistä tiedot ovat peräisin ja kenelle niitä on luovutettu.
Tämä jäljennös tiedoista on lähtökohtaisesti maksuton. Se on erotettava maksullisista luottotietoraporteista, joita luottotietoyhtiöt tarjoavat esimerkiksi vuokranantajalle esitettäviksi. Oman tarkistuksen tekemiseen riittää yleensä tietosuoja-asetuksen mukainen maksuton tarkastuspyyntö.
Mihin tarkistuksessa on syytä kiinnittää huomiota
Kun tiedot ovat käytettävissä, kannattaa tarkastella jokaista merkintää tarkoin. Tyypillisiä kysymyksiä ovat:
- Pitävätkö henkilötiedot paikkansa, vai onko kyseessä mahdollisesti sekaannus toiseen henkilöön?
- Onko ilmoitettu saatava tosiasiassa olemassa ja onko se ilmoitetun suuruisena avoinna?
- Onko jo maksettu saatava merkitty hoidetuksi?
- Kiistettiinkö saatava ennen ilmoitusta?
- Onko merkintään sovellettava säilytysaika jo päättynyt?
Avointen saatavien ilmoittamiselle on oikeudelliset edellytykset. Saatava saadaan pääsääntöisesti ilmoittaa vain, jos se on esimerkiksi vahvistettu tuomioistuimessa tai tunnustettu taikka jos rekisteröityä on eräpäivän jälkeen muistutettu useita kertoja kirjallisesti, hänelle on huomautettu mahdollisesta ilmoituksesta eikä hän ole kiistänyt saatavaa. Jos näin ei ole menetelty, merkintä voi olla luvaton.
Oikaisu ja poistaminen tietosuoja-asetuksen nojalla
Jos tiedot ovat virheellisiä, tietosuoja-asetuksen 16 artiklan nojalla on oikeus saada ne oikaistuiksi. Tietosuoja-asetuksen 17 artikla antaa tämän lisäksi oikeuden tietojen poistamiseen, jos tiedot eivät esimerkiksi ole enää tarpeen siihen tarkoitukseen, jota varten ne on tallennettu, tai jos niitä on alun perin käsitelty lainvastaisesti.
Myöskään lainmukaisesti ilmoitettuja merkintöjä ei säilytetä pysyvästi. Luottotietoyhtiöt poistavat hoidetut merkinnät tiettyjen määräaikojen kuluttua; määräajat perustuvat erityisesti toimialan yhteisiin käytännesääntöihin. Näitä määräaikoja on viime vuosina osin lyhennetty, ja ne riippuvat merkinnän laadusta. Se, voidaanko yksittäistapauksessa vaatia ennenaikaista poistamista, on punninta rekisteröidyn etujen ja elinkeinoelämän tiedonsaanti-intressin välillä.
Miten virheellisten merkintöjen kanssa toimitaan
Sen, joka pitää merkintää virheellisenä tai luvattomana, tulisi ottaa kirjallisesti yhteyttä luottotietoyhtiöön, yksilöidä virhe täsmällisesti ja liittää mukaan käytettävissä olevat todisteet – esimerkiksi maksutositteet tai kirjeet, joilla saatava on kiistetty. Usein on järkevää kirjoittaa samalla ilmoituksen tehneelle yritykselle, koska se voi peruuttaa ilmoituksensa.
Käsittelyn aikana voidaan tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla vaatia, että kiistettyjen tietojen käsittelyä rajoitetaan. Jos vastausta ei tule tai oikaisu evätään, kyseeseen voivat tulla kantelu toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle sekä vaatimusten toteuttaminen tuomioistuimessa. Lainvastaisten merkintöjen kohdalla voi lisäksi olla aihetta selvittää tietosuoja-asetuksen 82 artiklaan perustuvaa oikeutta vahingonkorvaukseen; se, onko tällainen oikeus olemassa ja minkä suuruinen se on, riippuu yksittäistapauksesta.
Yhteenveto
Negatiivista merkintää ei tarvitse hyväksyä tarkistamatta. Tietosuoja-asetus antaa rekisteröidyille tehokkaat välineet tallennettujen tietojen tarkastamiseen ja virheiden oikaisemiseen. Se, onko merkintä poistettava, määräytyy sen mukaan, oliko ilmoitus sallittu, pitävätkö tiedot paikkansa ja ovatko sovellettavat säilytysajat päättyneet. Asiakirjojen huolellinen tarkastus on tämän perusta.
Usein kysytyt kysymykset
Tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaista tarkastusoikeutta ei ole rajoitettu yhteen pyyntöön. Ilmeisen perusteettomien tai toistuvasti esitettyjen pyyntöjen kohdalla luottotietoyhtiö saa kuitenkin periä kohtuullisen maksun tai kieltäytyä antamasta tietoja. Kohtuullisin väliajoin tehty kysely on yleensä ongelmatonta.
Yleensä ei heti. Merkintä merkitään ensin hoidetuksi ja säilyy siihen sovellettavan määräajan päättymiseen asti. Jos ilmoitus oli kuitenkin alusta alkaen luvaton, oikeus poistamiseen voi olla olemassa tästä riippumatta.
Usein on järkevää kirjoittaa molemmille. Luottotietoyhtiö vastaa tietojen tallentamisesta, ilmoituksen tehnyt yritys taas ilmoituksen oikeellisuudesta. Jos yritys peruuttaa ilmoituksensa, merkintä yleensä poistetaan.
